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Manual del panel · Operación

Agenda: reuniones que la IA agenda en la conversación, junto a su Google Calendar

La Agenda es la pantalla de lectura de la semana con las reuniones que la IA agendó durante las conversaciones con los leads, junto a los horarios ocupados en su Google Calendar.

Cuándo aparece: Siempre en el menú, para todos los roles. La grilla de la semana aparece después de conectar Google Calendar en "Configurações" (Configuración), en la pestaña Agenda; antes de eso, la pantalla muestra la invitación a conectar.

Quién puede usarlo

RolQué ve y qué hace
PropietarioVe la semana y el detalle de cada reunión, abre la conversación y conecta Google Calendar con el botón de la pantalla, que lleva a "Configurações" (Configuración).
AdministradorLo mismo que el propietario.
AgenteVe la misma semana y el detalle de las reuniones, y abre la conversación. Conectar Google Calendar queda a cargo del propietario o de un administrador: el botón lleva a "Configurações" (Configuración), que no se abre para quien atiende (vuelve al "Painel" (Panel)).

Pantallas

Agenda

La pantalla Agenda sirve para ver, semana a semana, las reuniones que la IA agendó con los leads y los horarios ya ocupados en Google Calendar, y para abrir la conversación de cada reunión.

Dirección en el panel: /app/agenda

La pantalla Agenda en la cuenta de demostración, con datos ficticios y los valores desenfocados.

Navegación de la semana

La semana va de domingo a sábado, como en Google Calendar.

Botones y acciones

"Hoje" (Hoy)
Vuelve a la semana actual. Queda desactivado cuando usted ya está en ella.
Semana anterior
La flecha hacia la izquierda: muestra la semana anterior.
Próxima semana
La flecha hacia la derecha: muestra la semana siguiente.
  • El intervalo de la semana, como “‹día› – ‹día› de ‹mes›”.
  • La insignia verde con el correo electrónico de la cuenta de Google conectada (o "Google conectado" (Google conectado)): verifique que sea la cuenta de la empresa.

Leyenda

  • Reunión agendada por la IA: el bloque de color.
  • Ocupado en su Google: el bloque gris.

Grilla de la semana

Siete columnas de días y la franja fija de 07h a 20h; en una pantalla estrecha, la grilla se desplaza hacia el costado.

Botones y acciones

"‹nome do lead› ‹horário›" (‹nombre del lead› ‹hora›)
Cada reunión en la grilla, con el nombre del lead y la hora de inicio. Abre el detalle de la reunión (sugerencia "Detalhes da reunião com ‹nome›" (Detalles de la reunión con ‹nombre›)).
  • El encabezado de cada día (dom a sáb) con el número; el día de hoy aparece resaltado.
  • Sábado y domingo ligeramente sombreados.
  • La regla de horas de 07h a 20h; un compromiso fuera de esa franja no se dibuja.
  • Los bloques grises: los horarios ocupados en su Google, sin título ni detalle (solo se lee ocupado y libre).
  • En la columna de hoy, la línea roja de la hora actual, que avanza sola.

Detalle de la reunión

Título "Reunião — ‹nome do lead›" (Reunión — ‹nombre del lead›), con el día de la semana, la fecha y la hora de inicio y de fin.

Botones y acciones

"Abrir conversa" (Abrir conversación)
Cierra el detalle y abre la conversación del lead en el Inbox, para releer lo que se acordó.
"Ver no Google Agenda" (Ver en Google Calendar)
Abre el evento en Google Calendar, en otra pestaña. Allí se reprograma o se cancela. Solo aparece cuando el evento tiene enlace.
  • La frase "Agendada automaticamente pela sua IA durante a conversa com o lead." (Agendada automáticamente por su IA durante la conversación con el lead.)

Invitación para conectar

Ocupa toda la pantalla mientras Google Calendar no está conectado.

Botones y acciones

"Conectar Google Agenda" (Conectar Google Calendar)Propietario, Administrador
Lleva a "Configurações" (Configuración), en la pestaña Agenda, donde se conecta la cuenta de Google y se define el horario laboral de las reuniones.
  • El título "Sua IA pode marcar reuniões sozinha" (Su IA puede agendar reuniones sola) y la explicación: la IA ofrece horarios libres dentro de su horario laboral, confirma con el lead y crea el evento, con invitación por correo electrónico.

Estados de la pantalla

Cargando
Un bloque esqueleto mientras se verifica la conexión con Google.
Aún sin datos
Debajo de la grilla: "Nenhuma reunião marcada pela IA ainda — quando um lead pedir um horário na conversa, ele aparece aqui em verde." (Ninguna reunión agendada por la IA todavía: cuando un lead pida un horario en la conversación, aparecerá aquí en verde.)
Si hay un error
"Não foi possível carregar as reuniões" (No fue posible cargar las reuniones), recordando que eso no significa que la semana esté libre ni que algún compromiso haya sido cancelado, con "Tentar de novo" (Intentar de nuevo).
Google Calendar no conectado
La invitación "Sua IA pode marcar reuniões sozinha" (Su IA puede agendar reuniones sola) con "Conectar Google Agenda" (Conectar Google Calendar); las reuniones que ya existían quedan fuera de vista hasta que usted vuelva a conectar.

Paso a paso

Cómo conectar Google Calendar para que la IA agende reuniones

  1. Abra Agenda en el menú y haga clic en "Conectar Google Agenda" (Conectar Google Calendar) (o vaya a "Configurações" (Configuración), pestaña Agenda).
  2. Haga clic en "Conectar Google Agenda" (Conectar Google Calendar) e inicie sesión con la cuenta de Google de la empresa.
  3. Marque los días laborales y la hora de inicio y de fin de cada uno.
  4. Ajuste la "Duração da reunião (min)" (Duración de la reunión (min)) y el "Intervalo entre reuniões (min)" (Intervalo entre reuniones (min)), y haga clic en "Salvar expediente" (Guardar horario laboral).
  5. Vuelva a Agenda y verifique la insignia verde con el correo electrónico de la cuenta correcta.

Cómo ver las reuniones de la próxima semana

  1. Abra Agenda en el menú.
  2. Haga clic en Próxima semana (la flecha hacia la derecha) tantas veces como necesite.
  3. Haga clic en "Hoje" (Hoy) para volver a la semana actual.

Cómo abrir la conversación de una reunión programada por la IA

  1. En la grilla, haga clic en el bloque de color de la reunión.
  2. En el detalle, haga clic en "Abrir conversa" (Abrir conversación): la conversación del lead se abre en el Inbox.

Cómo reprogramar o cancelar una reunión agendada por la IA

  1. Haga clic en la reunión en la grilla y luego en "Ver no Google Agenda" (Ver en Google Calendar).
  2. En Google Calendar, reprograme o elimine el evento (eliminarlo lo cancela también para el invitado).
  3. Vuelva al detalle, haga clic en "Abrir conversa" (Abrir conversación) y avise usted mismo al lead: Google no envía mensajes por WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿Se puede crear o arrastrar una reunión directamente en la Agenda?

No. La Agenda es solo de lectura: las reuniones nacen en la conversación, cuando el lead elige uno de los horarios que ofrece la IA. Los cambios se hacen en Google Calendar.

¿Los agentes pueden ver la Agenda?

Sí. Todos los roles ven la semana y el detalle de las reuniones. Solo la conexión con Google y el horario laboral, en "Configurações" (Configuración), quedan con el propietario y los administradores.

¿Por qué el botón "Ver no Google Agenda" (Ver en Google Calendar) no aparece en una reunión?

Solo aparece cuando el evento tiene el enlace de Google. Sin enlace, use "Abrir conversa" (Abrir conversación) y verifique el evento directamente en Google Calendar.

¿Los títulos de mis compromisos personales se muestran al equipo?

No. De Google solo llegan los períodos ocupados, que la grilla dibuja como bloques grises sin nombre, sin participantes y sin descripción.

¿Una reunión agendada a las 21h desapareció de la grilla?

Existe, pero la grilla solo dibuja de 07h a 20h. Verifique en Google Calendar o en la conversación del lead.

Guía del Centro de ayuda

Agenda

La semana con las reuniones agendadas durante las conversaciones. Es una pantalla de solo lectura: los horarios se definen en "Configurações" (Configuración), y las cancelaciones se hacen en Google Calendar.

En medio de una conversación el lead pregunta si es posible hablar por video, recibe tres horarios libres, elige uno y el evento se crea en su Google Calendar. Esta pantalla es donde usted ve que eso ocurre — y nada más. Aquí no se crea, no se arrastra, no se reprograma ni se cancela ninguna reunión.

La semana

En la pantalla: Cuadrícula semanal de la agenda de domingo a sábado, de 07h a 20h, con una reunión agendada el viernes. La semana de domingo a sábado, de 07h a 20h.

  1. Navegar y la cuenta conectada: "Hoje" (Hoy) vuelve a la semana actual; las flechas avanzan semana a semana. La insignia verde junto al intervalo muestra qué cuenta de Google está vinculada: conviene verificar que sea la cuenta correcta de la empresa.
  2. La leyenda: "Reunião marcada pela IA" (Reunión agendada por la IA) es el bloque de color; "Ocupado no seu Google" (Ocupado en su Google) es el gris. Solo existen estos dos tipos de bloque en la cuadrícula.
  3. Los días: De domingo a sábado, con el día de hoy resaltado. El sábado y el domingo aparecen sombreados incluso cuando usted atiende esos días.
  4. El rango de horas: La cuadrícula va de 07h a 20h, y ese rango es fijo. Un compromiso fuera de él existe, pero no se dibuja aquí.
  5. Las franjas del día: Los rectángulos grises son sus compromisos personales de Google: aparecen como área ocupada, sin título ni detalle. No se lee nada de su contenido.
  6. Una reunión agendada: El nombre del lead y el horario. Haga clic para abrir el detalle, con "Abrir conversa" (Abrir conversación) — para releer lo acordado antes de entrar a la reunión — y "Ver no Google Agenda" (Ver en Google Calendar).

Dónde se define la disponibilidad

No es aquí. Es en Configuración, en la pestaña Agenda ("Google Agenda e expediente" (Google Calendar y horario laboral)). Es la pantalla que decide si llegará a existir alguna reunión, así que conviene abrirla el primer día aunque no piense modificar nada.

Los días de la semana
Cada día tiene una casilla para marcar y, una vez marcado, una hora de inicio y una de fin. Un día sin marcar aparece como fechado y nunca se ofrece.
"Duração da reunião (min)" (Duración de la reunión (min))
El tamaño del bloque que se reservará. Treinta minutos es un punto de partida razonable para una conversación de calificación; una hora llena la agenda rápidamente.
"Intervalo entre reuniões (min)" (Intervalo entre reuniones (min))
El margen obligatorio antes y después de cada una. Cero aquí produce ese día en que una reunión empieza en el segundo en que termina la otra.

De su calendario de Google solo se leen los bloques de ocupado y libre. El título, los participantes y la descripción de sus compromisos no se consultan, y por eso la cuadrícula muestra rectángulos grises sin nombre.

Cómo se agenda una reunión

  1. El tema surge en la conversación: El lead pide un horario, o la conversación llega al punto en que una reunión es el siguiente paso natural.
  2. Se ofrecen tres horarios: Siempre con al menos dos horas de anticipación, dentro del horario laboral que usted definió, respetando la duración, el intervalo y lo que ya esté ocupado en su Google.
  3. El lead elige: Responde en la propia conversación, sin salir de WhatsApp y sin enlace de agendamiento.
  4. El evento se crea en Google Calendar: Y, si el contacto tiene un correo electrónico registrado, se agrega como invitado: la invitación sale por correo electrónico directamente desde Google. Sin correo electrónico, el evento existe igual, solo que sin invitación.

Cuando no se ofrece ninguna reunión

Las tres causas, en orden de frecuencia:

  • Google Calendar no está conectado. Toda la pantalla se convierte en la invitación "Conectar Google Agenda" (Conectar Google Calendar), y las reuniones que ya existían quedan invisibles mientras tanto: no desaparecieron, solo no hay cómo leerlas.
  • Todos los días están sin marcar en "Configurações" (Configuración). Es el estado de quien conectó Google y no bajó hasta el horario laboral.
  • Toda la semana está ocupada por sus propios compromisos. En este caso no hay ningún defecto: es falta de espacio, y la solución es liberar espacio.

Reprogramar y cancelar

Desde la reunión en la cuadrícula, "Ver no Google Agenda" (Ver en Google Calendar) abre el evento allí, y es allí donde se reprograma o cancela: borrar el evento en Google lo cancela de verdad, incluso para el invitado. Hecho eso, avise al lead: use "Abrir conversa" (Abrir conversación) en el mismo detalle y escríbale usted mismo. Cancelar en Google no envía ningún aviso por WhatsApp.

Cómo se ve cuando todo marcha bien

  • La insignia verde de la parte superior muestra el correo electrónico de la cuenta correcta: la de la empresa, no la personal de quien hizo la configuración.
  • Los días marcados en Configuración coinciden con los días en que hay alguien disponible para atender.
  • La cuadrícula tiene bloques grises (su vida real) y bloques de color (las reuniones que produjeron las conversaciones) conviviendo, en lugar de una semana en blanco.
  • Las reuniones caen dentro del rango de 07h a 20h. Si usted acuerda reuniones a las 21h, no aparecerán dibujadas aquí.
  • El Panel muestra la tarjeta "PRÓXIMOS AGENDAMENTOS" (PRÓXIMAS CITAS). Que desaparezca del Panel es la primera señal de que hace tiempo que no se agenda nada.

En el panel: "Abrir a Agenda" (Abrir Agenda)