Formularios en WhatsApp: pedido, agendamiento y cotización en una pantalla que la IA ofrece en la conversación

"Formulários" (Formularios)

Pantallas que se abren dentro de WhatsApp para que el cliente complete un pedido, una cita o una cotización de una sola vez. La IA lo ofrece en el momento justo y la respuesta llega organizada al Inbox y al lead.

Un formulario es una pantalla que se abre dentro del propio WhatsApp. En lugar de responder pregunta por pregunta en el chat (qué producto, cuántos, entrega o retiro, qué dirección, cómo paga), el cliente toca el botón del mensaje, completa todo de una vez y lo envía. La respuesta vuelve a la conversación ya organizada.

El formulario es una herramienta de la IA, no un robot en su lugar: la conversación sigue como siempre, y la IA solo ofrece la pantalla cuando le ahorra al cliente un ir y venir. Cada decisión queda registrada, con el motivo, para que su equipo la revise.

En el panel: "Abrir Formulários" (Abrir Formularios). Está en "INTELIGÊNCIA" (INTELIGENCIA), justo debajo de "Modelos de mensagem" (Plantillas de mensaje). Solo el Propietario y el Administrador lo ven.

Las palabras de la pantalla

Formulario

La pantalla que su cuenta publica en WhatsApp: los campos, el texto del botón, cuándo la IA la ofrece y qué sucede al recibir la respuesta.

Plantilla lista

Un formulario que ya viene armado para su sector (después usted lo ajusta en el editor): pedido de farmacia, armar pedido, agendar consulta u horario, programar visita, simulación de consorcio, cotización de seguro y registro del cliente.

Editor

Donde usted arma el formulario: las pantallas, los campos de cada pantalla, cuándo la IA lo ofrece, qué sucede al recibir y la publicación. La vista previa en el celular acompaña cada cambio.

"Versão" (Versión)

Cada publicación es una versión. Modificar un formulario publicado crea la versión siguiente en borrador; la versión en el aire sigue vigente hasta que usted publique la nueva.

"Publicar na Meta" (Publicar en Meta)

Todo formulario pasa por Meta antes de llegar a sus clientes. Mientras ella lo revisa, el formulario queda "Em análise" (En revisión).

Envío

Cada vez que un formulario sale en una conversación, por la IA o por alguien del equipo. El envío tiene su propio estado: en espera, completado o vencido.

Datos en el envío

Las listas del momento que van junto con el formulario (los productos mencionados con precio e inventario, los horarios libres de la Agenda, los inmuebles). El cliente ve la hora de la lista y el aviso "sujeito à confirmação" (sujeto a confirmación); la IA vuelve a verificar cuando llega la respuesta.

Menos mensajes

Cuántos mensajes de su empresa habría gastado la conversación sin el formulario, menos los que gastó con él.

La pantalla, parte por parte

• "Formulários do WhatsApp" (Formularios de WhatsApp), con cuántos están publicados, y las acciones "Novo formulário" (Nuevo formulario), "Modelos prontos" (Plantillas listas) y "Criar com IA" (Crear con IA). "Novo formulário" (Nuevo formulario) pregunta cómo empezar: "Criar do zero" (Crear desde cero), "Modelos prontos" (Plantillas listas) o "Criar com IA" (Crear con IA).
• Tres números del mes: "Preenchidos no mês" (Completados en el mes), "Taxa de preenchimento" (Tasa de completado) (con la variación respecto del mes anterior) y "Mensagens a menos" (Menos mensajes).
• La lista de formularios: el nombre, el estado en Meta, cuándo la IA lo ofrece, cuántos se completaron y la tasa, con Editar a la vista y el menú ⋯ con Editar y "Excluir formulário" (Eliminar formulario). En el celular, cada formulario se convierte en una tarjeta.
• Si todavía no hay ningún formulario, la pantalla ofrece "Montar com a IA" (Armar con IA) y las plantillas de su sector.

Publicar una plantilla lista

1. Abra las plantillas listas: En "Modelos prontos" (Plantillas listas), su sector se muestra primero ("seu segmento" (su sector)) y la más usada lleva la etiqueta "Mais usado" (Más usado). Los marcadores cambian según el sector.
2. Vea cómo lo recibe el cliente: "Ver prévia" (Ver vista previa) dibuja el formulario en el celular, pantalla por pantalla, como lo verá el cliente.
3. Use la plantilla: "Usar este modelo" (Usar esta plantilla) crea un borrador y abre la revisión.
4. Revise: En el editor, verifique el nombre, los campos, el "Texto do botão" (Texto del botón) (hasta 20 letras, con contador), "Quando a IA oferece" (Cuándo ofrece la IA), "Ao receber" (Al recibir) y el número de WhatsApp. Los campos vienen de la plantilla, y usted puede ajustarlos.
5. Publique: "Publicar na Meta" (Publicar en Meta) envía el formulario. Queda "Em análise" (En revisión) y cambia solo cuando Meta responde; un aviso en la campana indica cuándo terminó.

"Criar do zero" (Crear desde cero)

1. "Novo formulário" (Nuevo formulario): Elija "Criar do zero" (Crear desde cero). Las otras puertas son "Modelos prontos" (Plantillas listas) y "Criar com IA" (Crear con IA).
2. Nombre y finalidad: Escriba el "Nome" (Nombre) (hasta 80 letras; solo lo ve su equipo) y elija "Para que serve" (Para qué sirve), una de las seis tarjetas. Meta usa la elección para clasificar el formulario.
3. "Criar e abrir o editor" (Crear y abrir el editor): El formulario nace como borrador, con una pantalla en blanco, y se abre el editor.

El editor

El editor sirve para los tres caminos: el formulario creado desde cero, la plantilla lista y la propuesta de la IA. A la izquierda están las pantallas y los campos; al lado, la vista previa en el celular, como la ve el cliente; abajo, las secciones del formulario.

• Pantallas y campos: "+ Tela" (+ Pantalla) agrega una pantalla, + Campo (o "+ Campo nesta tela" (+ Campo en esta pantalla), al final de cada pantalla) agrega un campo, y el asa de cada campo permite arrastrar para cambiar el orden; con el campo abierto, Subir y "Descer" (Bajar) hacen lo mismo, "+ Opção" (+ Opción) agrega una alternativa y "Tirar o campo" (Quitar el campo) lo elimina. Cada pantalla tiene su título y el "Botão no fim da tela" (Botón al final de la pantalla).
• Tipos de campo: texto corto, texto largo, número, correo electrónico, teléfono, CPF, dirección, fecha, opción única, varias opciones, lista desplegable, sí o no, consentimiento y foto. En opción única, varias opciones y lista desplegable usted escribe las "Opções" (Opciones).
• "Obrigatório" (Obligatorio): el cliente solo avanza si responde.
• "Mostrar só se" (Mostrar solo si): el campo solo se muestra cuando coincide una elección anterior. Si la condición deja de valer (por ejemplo, se borró la opción), el editor avisa.
• "Gravar no lead como" (Guardar en el lead como): elija en qué campo del lead se guarda la respuesta; se muestra en el expediente y en la ficha, y el embudo puede usarla. En "Novo campo do lead" (Nuevo campo del lead), usted crea el campo en el momento, y las opciones del formulario se copian. "Não gravar" (No guardar) deja la respuesta solo en la conversación.
• "Quando a IA oferece" (Cuándo ofrece la IA): "A IA decide sozinha" (La IA decide por sí sola) (recomendado) o "Só quando uma regra bater" (Solo cuando se cumpla una regla). Las reglas se escriben en lenguaje sencillo ("Cuando…", con un ejemplo opcional), cada una con interruptor y "Tirar a regra" (Quitar la regla); "+ Regra" (+ Regla) agrega una, hasta 8.
• "Texto do botão" (Texto del botón) (hasta 20 letras) y "Ponto de partida da oferta" (Punto de partida de la oferta), que orienta a la IA en el mensaje que lleva al formulario.
• "Ao receber a resposta" (Al recibir la respuesta): guardar en el lead, que la IA responda con el resumen, avisar al equipo y crear la cita automáticamente.
• "Publicação na Meta" (Publicación en Meta): el "Nome do formulário" (Nombre del formulario) (hasta 80 letras) y "Para que serve" (Para qué sirve) se pueden cambiar aquí; valen para la próxima versión publicada.
• Las trabas de la plataforma aparecen con un candado y ninguna configuración las desactiva.

Al hacer clic en "Publicar na Meta" (Publicar en Meta), el editor verifica el formulario antes de enviar. Si algo fuera rechazado (por ejemplo, una pregunta más larga de lo que Meta acepta), enumera cada punto, en portugués, con Ver campo o "Corrigir" (Corregir) para ir directo al lugar; nada va a Meta hasta que todo esté correcto. Si la propia Meta rechaza la versión, la pantalla muestra lo que señaló y la versión anterior sigue en el aire.

Probar en su WhatsApp

Antes de publicar, vea el formulario en su celular. El botón "Testar no meu WhatsApp" (Probar en mi WhatsApp), en la parte superior del editor, envía la versión más reciente (la borrador o, si no hay borrador, la publicada) al número que usted escriba, tal como la recibirá el cliente. Solo el Propietario y el Administrador pueden probar.

1. Registre su celular en el perfil: En el menú de usuario, en "Meu perfil" (Mi perfil), guarde su celular en "Seu celular" (Su celular) (elija el país; Brasil viene marcado) y envíe el código que se muestra, desde el propio celular, al WhatsApp de la cuenta. Una vez confirmado, el "hola" del paso siguiente no se convierte en lead, la IA no responde y no se cobra nada. Sin celular confirmado, el "hola" entra como un lead común.
2. Abra la ventana de 24 horas: Desde su celular, envíe un "hola" al número de WhatsApp de la empresa (el diálogo muestra cuál es). WhatsApp solo permite enviar dentro de las 24 horas posteriores a su último mensaje, y la prueba exige que el "hola" tenga como máximo 30 minutos.
3. Verifique el número: En "Testar no meu WhatsApp" (Probar en mi WhatsApp), el campo "Seu número de WhatsApp" (Su número de WhatsApp) ya viene con el celular del perfil ("Trocar no perfil" (Cambiar en el perfil) lo cambia). Sin celular en el perfil, escriba el número con el código de área o use "Cadastrar meu celular no perfil" (Registrar mi celular en el perfil).
4. Envíe la prueba: "Enviar teste" (Enviar prueba) envía el formulario. La pantalla confirma la hora y la versión enviada; "Enviar de novo" (Enviar de nuevo) repite el envío.
5. Ábralo en el celular y complételo: El formulario llega a la conversación. Complételo y envíelo como lo haría el cliente.

• La respuesta se muestra en el Inbox con la etiqueta "Teste · versão N" (Prueba · versión N). No se convierte en lead, no entra en el "Painel" (Panel) y la IA no la responde.
• Con el celular en el perfil, toda la conversación se muestra en el Inbox con la etiqueta "Equipe · teste" (Equipo · prueba): queda fuera de "Contatos" (Contactos), del embudo, de las campañas y de los números del Panel.
• La prueba no se cobra.
• Cada formulario admite hasta 10 pruebas por hora, y la cuenta completa hasta 30.
• La prueba solo se envía a un número que escribió a la empresa en los últimos 30 minutos y que está siendo atendido por la IA. Una conversación que está con un agente no recibe pruebas.
• Si no hay una conversación suya con la empresa en las últimas 24 horas, no se envía nada: la pantalla explica que es necesario enviar un "hola" al número de la empresa e intentar de nuevo.
• Al publicar después, Meta reutiliza el mismo formulario de prueba: usted no rehace nada.

Eliminar un formulario

Solo el Propietario y el Administrador pueden eliminar. Use el menú ⋯ de la lista o el botón "Excluir formulário" (Eliminar formulario) al final de la sección "Publicação na Meta" (Publicación en Meta), dentro del editor. La confirmación muestra lo que va a suceder antes de que usted toque "Excluir" (Eliminar).

• "Rascunho" (Borrador) (nunca publicado): también se borra en Meta y no se puede deshacer; no hay envíos ni respuestas que conservar.
• Publicado: Meta lo retira del aire (ella no borra un formulario publicado).
• El formulario desaparece de la lista y la IA deja de ofrecerlo en el acto.
• Envíos que aún esperan respuesta: si el cliente responde, la respuesta entra; no enviamos recordatorio.
• Lo que permanece: las respuestas ya recibidas, los datos guardados en los leads y el historial.
• Si el formulario se abre mediante una plantilla de mensaje, la confirmación avisa que la plantilla dejará de abrirlo; elimine la plantilla en "Modelos de mensagem" (Plantillas de mensaje) si no la va a usar.

"Criar com IA" (Crear con IA)

"Criar com IA" (Crear con IA) le pide a la IA que proponga los formularios de su negocio. También se muestra la primera vez que usted abre la pantalla y en el paso de WhatsApp de la implementación, que el especialista hace junto con usted. La IA solo empieza cuando usted hace clic, y nada va a Meta sin su confirmación.

1. Comenzar: La pantalla muestra "O que a IA vai ler" (Lo que leerá la IA): su sector, la "Base de conhecimento" (Base de conocimiento), los servicios de la Agenda y las conversaciones de los últimos 90 días, solo en números (cuántas piden entrega, cuántos ítems por pedido). El nombre, el teléfono y lo que el cliente escribió nunca van a la IA. Si lo desea, escriba una instrucción ("enfóquese en la entrega").
2. Leyendo: La IA recorre las fuentes una por una, y la pantalla acompaña cada paso. Cancelar en este momento no cobra nada.
3. Propuestas: De dos a cuatro propuestas, cada una con los campos, "Por que a IA sugeriu" (Por qué la IA lo sugirió) y la confianza. Cuando una se parece a un formulario que usted ya publicó, la pantalla avisa. "Aceitar" (Aceptar), Descartar o "Desfazer" (Deshacer), una por una. Editar abre la propuesta en el editor para que usted la ajuste antes de publicar.
4. Revisar: "Revisar e publicar" (Revisar y publicar) verifica cada una de las aceptadas: el botón con hasta 20 letras, ningún campo repetido y la regla de cuándo la IA lo ofrece.
5. "Publicar na Meta" (Publicar en Meta): Publica las aceptadas de una vez y muestra el resultado de cada una: Publicado, En revisión o Con error.

Al tocar Editar en una propuesta, esta pasa a contar como aceptada y el editor se abre en ella. Si la propuesta se parece a un formulario que usted ya publicó, el editor abre la versión siguiente de ese formulario en borrador, y la versión publicada sigue en el aire hasta que usted publique. El botón de volver del editor lleva de regreso a "Propostas" (Propuestas).

Poca base

Sin catálogo ni preguntas frecuentes, o con pocas conversaciones, la IA avisa antes de generar y no cobra. "Gerar assim mesmo" (Generar de todos modos) continúa de todos modos.

"Regerar com uma instrução" (Regenerar con una instrucción)

Pide otra ronda de propuestas. Las decisiones ya tomadas se conservan; es una generación nueva y se cobra de nuevo.

Cuándo la IA lo ofrece

Por defecto, la IA decide por sí sola: lee la conversación y ofrece el formulario cuando el cliente quiere hacer un pedido, reservar un horario o pedir una cotización. Las reglas de la plantilla ("cuando el cliente mencione 2 productos o más") sirven de pista. Si prefiere, cambie a "Só quando uma regra bater" (Solo cuando se cumpla una regla): entonces la IA solo lo ofrece cuando ocurre una regla activada.

• Sí: Solo ofrece un formulario publicado, dentro de la ventana de 24 horas, en el tono de su marca. El texto cambia en cada conversación; el botón es el del formulario.
• No: Nunca lo ofrece en el primer mensaje del cliente.
• No: No repite el mismo formulario que quedó sin respuesta, y no ofrece ninguno más después de que el cliente lo rechaza.
• No: Nunca envía por sí sola fuera de la ventana de 24 horas.
• No: No lo ofrece en una conversación asignada a alguien del equipo o en traspaso (el agente sí puede enviarlo).

Las tres primeras son trabas fijas: aparecen con un candado en la revisión y ninguna configuración las desactiva.

El formulario en el Inbox

• En la conversación, el marcador "A IA ofereceu o formulário porque…" (La IA ofreció el formulario porque…) abre el rastreo con el camino de la decisión: la intención del cliente, el motivo del agente de formularios, la oferta escrita para la conversación y lo que sucedió al recibir.
• Cuando el botón no puede salir (Meta rechazó el envío, ningún ítem mencionado está en el catálogo, la Agenda no tiene horario o la respuesta necesitó corrección), la IA envía la misma respuesta sin la invitación al botón, con todo lo que ya había dicho, y la conversación sigue por el chat. El rastreo muestra el motivo y qué versión salió.
• La tarjeta "Formulário enviado" (Formulario enviado) muestra el estado: "Aguardando o cliente" (Esperando al cliente), "Preenchido às hh:mm" (Completado a las hh:mm) o "Expirou sem resposta" (Venció sin respuesta).
• Sin respuesta en 2 horas y con la ventana abierta, la conversación le recuerda al cliente una vez, con un mensaje fijo y el mismo botón. "Lembrar o cliente" (Recordar al cliente) lo hace en el acto.
• La respuesta llega como la burbuja "Resposta do formulário" (Respuesta del formulario), con los ítems, el total y los campos rotulados, los botones de la acción ("Criar pedido" (Crear pedido), "Agendar" (Programar), "Criar cotação" (Crear cotización) o "Agendar visita" (Programar visita)) y "Copiar resumo" (Copiar resumen). Los datos marcados ya entran en el lead, y la IA responde al cliente con el resumen y el siguiente paso.
• Los botones de la acción: "Agendar" (Programar) y "Agendar visita" (Programar visita) crean el horario en la Agenda de la cuenta; "Criar pedido" (Crear pedido) se convierte en el pedido de la conversación y llama al equipo, como cuando el pedido queda completo; "Criar cotação" (Crear cotización) se convierte en una tarjeta en el embudo.
• En el expediente, "Do formulário" (Del formulario) muestra lo que se guardó en el lead, con la marca "novo" (nuevo).
• Para enviarlo usted mismo, use el botón de formulario en el campo de respuesta y elija uno publicado. Con la ventana de 24 horas cerrada, el botón queda deshabilitado y explica por qué.

El ahorro en el Panel

La tarjeta "Mensagens economizadas com formulários" (Mensajes ahorrados con formularios) del Panel suma, en el mes, los formularios completados, los mensajes de menos y cuánto dejó de ir a la cuenta de Meta, con las barras por día, la tasa de completado y una línea por formulario. "Como calculamos" (Cómo calculamos) explica el cálculo.

Avisar a su sistema

"Fluxos" (Flujos)

Con la Base avanzada, los "Fluxos" (Flujos) ganan el disparador "Formulário preenchido" (Formulario completado) (las respuestas se convierten en variables del flujo) y la acción "Enviar formulário" (Enviar formulario). Ejemplos: crear el pedido en su sistema, mandarlo a la hoja de cálculo, avisar al equipo.

En Enterprise

En el plan Enterprise, el agente que decide ofrecer y el que propone los formularios se ejecutan en el modelo de su empresa, en las tareas "Oferecer formulário" (Ofrecer formulario) y "Gerador de formulários" (Generador de formularios) de IA propia › "Roteamento" (Enrutamiento). La pantalla de Crear con IA dice "Roda no modelo da sua IA" (Se ejecuta en el modelo de su IA) en lugar del costo.

Qué se cobra

Cada generación de Crear con IA

Sale del saldo como un mensaje procesado, con la línea "formulários gerados pela IA" (formularios generados por la IA) en el Extracto. Volver a generar cobra de nuevo. Si la generación falla o no trae ninguna propuesta, no se cobra; cancelar mientras la IA lee tampoco.

Ofrecer y recibir

No tienen cobro propio aquí: la conversación se cobra como siempre.

Mensajes de Meta

Lo que Meta cobre por los mensajes lo cobra Meta en la cuenta de WhatsApp de su empresa, según sus reglas. Cada mensaje de menos es uno menos en esa cuenta.

En Enterprise

La generación se ejecuta en el modelo de su empresa y aquí no se cobra.

Datos personales y LGPD

• El CPF, los ingresos y los documentos nunca son obligatorios y se tratan como dato sensible.
• Cuando el formulario pide un dato personal además del nombre y el teléfono, el cliente marca el consentimiento antes de enviar, y este queda registrado en el lead.
• La respuesta se verifica contra el formulario enviado: un campo de más se descarta y un valor fuera del formato se rechaza.
• Cuando un lead pide ser olvidado, sus respuestas se eliminan junto con la conversación, incluso de las copias guardadas de los webhooks.

Preguntas

El cliente lo abrió en la computadora y no apareció.

El formulario se abre en el WhatsApp del celular. Cuando la computadora no lo muestra, la tarjeta en el Inbox indica que se abra en el celular.

¿Y la foto de la receta?

Después de que el cliente envía el pedido, la IA pide la foto de la receta en el chat cuando un ítem lo exige. La foto llega como cualquier imagen de la conversación.

¿Puedo cambiar los campos de la plantilla?

Sí. El editor cambia preguntas, tipos, opciones y el orden, y agrega o quita pantallas y campos. En un formulario ya publicado, el cambio se convierte en la versión siguiente en borrador y solo vale cuando usted publique.

¿Puedo probar el formulario antes de publicarlo?

Sí. En el editor, "Testar no meu WhatsApp" (Probar en mi WhatsApp) envía la versión más reciente a su número. Envíe antes un "hola" al número de la empresa para abrir la ventana de 24 horas. Registre su celular en "Meu perfil" (Mi perfil) para que ese "hola" tampoco se convierta en lead. La prueba no se cobra, no se convierte en lead y no entra en el Panel.

¿Puedo armar mi propio formulario?

Sí. En "Novo formulário" (Nuevo formulario), elija "Criar do zero" (Crear desde cero), póngale un nombre, indique para qué sirve y arme las pantallas y los campos en el editor.

Eliminé un formulario. ¿Perdí las respuestas?

No. Las respuestas ya recibidas, los datos guardados en los leads y el historial permanecen. Lo que cambia es que el formulario sale de la lista y la IA deja de ofrecerlo.

¿Puede la IA enviar el formulario a alguien que no habla conmigo hace días?

No. La IA solo envía dentro de la ventana de 24 horas, en la conversación que el cliente abrió.